Quale software per il PCT?

Con l'approssimarsi dell'obbligo di deposito degli atti in via telematica è diventato pressoché obbligatorio per l'avvocato dotarsi di un programma che agevoli gli adempimenti.

Vediamo se riesco a fornire qualche informazione in modo da facilitare la scelta a chi intendesse acquistare un programma di tal genere.
Partiamo dalla caratteristiche che secondo il mio giudizio oggi è imprescindibile, il programma deve funzionare on-line, cioè non essere installato su una macchina fissa ma accessibile da varie postazioni in mobilità.
Tra i tanti programmi esistenti sul mercato che rispondevano alla mia necessità ho avuto modo di valutarne due, il primo è Quadra, offerto da Lextel, il secondo è Kleos offerto da Wolters Kluwer.
Ho visitato i siti internet dei prodotti, ho visto i video dimostrativi presenti su youtube e mi sono informato dai rivenditori di zona.
Fondamentalmente sono due programmi diversi, entrambi alla fine consentono di interfacciarsi con il processo telematico ma mentre Kleos è un gestionale vero e proprio, Quadra è l'entry level del deposito atti, cioè ha sostanzialmente le funzioni basilari che consentono di utilizzare il processo telematico con qualche piccola utile aggiunta.
Entrambi i programmi consentono la possibilità di creare pratiche, anagrafiche clienti, agenda, riportando le udienze, gli adempimenti e le scadenze, il tutto sincronizzabile con le scadenze previste in polisweb, ammesso che sia stata creata la relativa pratica e che la medesima sia stata collegata con il relativo fascicolo del polisweb.
Per quanto riguarda la creazione della pratica tutti e due i programmi consentono, anzi obbligano, l'utente ad assegnare alla stessa un codice identificativo interno allo studio.
Ottima funzione; per abitudine nello studio assegno ad ogni pratica nuova un numero progressivo in base all'anno, come fosse un numero di ruolo, che identifica solo ed esclusivamente quella pratica all'interno dello studio.
Può sembrare una sottigliezza ma spesso capita che le medesime controparti abbiano tra loro pendenti più cause quindi, ritengo sia meglio individuare le pratiche con un numero che con i nomi delle parti, e richiedo che l'agenda mi dia l'opportunità di assegnare un numero progressivo in automatico alla pratica, in modo che non si possano commettere errori.
Kleos prevede questa funzione assegnando un numero progressivo in automatico in base all'anno (1/2014; 2/2014) mentre Quadra lascia libero l'utente di inserire un dato a piacimento. 
É vero che se si inserisce due volte lo stesso numero il programma segnala l'incongruenza, ma l'utente potrebbe inserire un numero non consecutivo, quindi potrebbero essere presenti le pratiche 1/2014 e 3/2014 e non essere presente la pratica 2/2014.
Le agende sono molto simili tra loro, Kleos, in più, ha anche app dedicate per i dispositivi mobili mentre Quadra non ha app per dispositivi mobili, ma è accessibile da browser.
In realtà il sistema adottato da Quadra se da un lato ha il vantaggio di essere accessibile da qualunque dispositivo connesso ad internet dall'altro ha lo svantaggio che l'accesso al browser da un dispositivo mobile, sopratutto da quelli con schermi non molto grandi, tipo smartphone, rende difficoltoso gestire l'agenda.
Per quanto riguarda l'assistenza, Kleos offre 6 ore per lo start up, e presumo l'assistenza dal rivenditore di zona, Quadra offre un call center a cui chiamare, nonché per il Consiglio dell'Ordine di Foggia, che è convenzionato, l'assistenza fornita dai funzionari presenti sul territorio.
Kleos in più rispetto a Quadra ha la possibilità di eseguire la parcellazione nonché offre la possibilità di accedere  alle banche dati Wolters Kluwer, per chi è abbonato, senza uscire dal programma.
Kleos non consentirebbe (uso il condizionale in quanto non ho verificato questa informazioni fornitami dal rivenditore) l'invio degli atti per il processo telematico sotto ambiente Mac Os X, mentre Quadra lo consente, anche se con qualche limitazione rispetto all'ambiente windows (per esempio la firma digitale dei documenti non può essere eseguita direttamente da Quadra, anzi il programma va chiuso per firmare un atto).
Veniamo ora ad un fattore che ritengo comunque importante per la scelta, il costo.
Kleos viene offerto a circa €500,00 all'anno, in più si deve considerare che in questo importo è compreso uno spazio di storage per utente di 0,5 gb, quindi qualora si creassero molte pratiche questo spazio potrebbe non essere sufficiente e bisognerebbe aumentarlo, con ulteriori costi.
Quadra offre due possibilità, la prima chiamata on demand, la quale per gli ordini convenzionati, prevede un attivazione gratuita, ed un costo di €1,50 per apertura nuovo fascicolo, ed €0,60 per il mantenimento del medesimo fascicolo dall'anno successivo all'apertura, non è previsto nessun costo per l'invio dei singoli atti.
La seconda offerta è chiamata flat, la quale prevede un importo annuo di €130,00, a prescindere dal numero di fascicoli, a condizione di non superare i 3 gb di spazio occupato, nel caso in cui si superasse tale spazio ci sarebbe comunque la possibilità di acquistarne altro.
Personalmente, per ora, utilizzando già un gestionale per lo studio e non avendo, quindi, bisogno dell'agenda, ho optato per Quadra, la versione on demand, la quale mi consente ad un costo relativamente basso, di sfruttare le opportunità del processo telematico.
Su tale decisione ha influito anche la considerazione che Lextel è convenzionata con l'Ordine degli Avvocati di Foggia e che quindi, ulteriori future convenzioni mi vedrebbero automaticamente coinvolto.